Revisión de documentos automatizada

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En un position paper titulado “Automatización del examen de documentos en créditos documentarios’’, el grupo de trabajo de digitalización de Trade Finance constituido en el seno de la Banking Commission de ICC expone las líneas maestras en las que están profundizando para conseguir que la revisión de los documentos que se presentan bajo la utilización de un crédito documentario se automatice.

La revisión de documentos es, sin duda, el paso más importante en el proceso de un crédito documentario, puesto que de dicha revisión depende que se considere la presentación de conformidad o, por el contrario, pase a ser discrepante.

Los puntos más importantes que este documento recoge son:

Los operadores de comercio internacional demuestran esta voluntad de evolución cuando escriben “Quienes participan en el comercio internacional reconocen que existe una clara necesidad de ir hacia una mayor automatización y tal progreso es inevitable.’’

Y admiten la situación actual que utilizan como punto de partida cuando exponen que “El examen manual actual de documentos consume mucho tiempo, requiere mucha mano de obra y requiere también personal experimentado. A pesar de los muchos esfuerzos de digitalización, el negocio de Trade Finance todavía se considera un proceso engorroso y con uso intensivo de papel con un estimado de 4 mil millones de páginas.’’

Para arrancar este proceso se definen objetivos a corto y medio plazo, “Alcanzar un cierto nivel de automatización en este proceso depende en gran medida de dos aspectos clave:

1. La capacidad de clasificar y extraer datos correctamente de los documentos en papel, y

2. Utilizar posteriormente los datos extraídos para determinar una presentación conforme.

Sin embargo, aunque se espera que en algún momento todos los documentos serán digitales, habrá un período híbrido papel/digital en el camino.’’

Para este interregno, el documento establece cinco fases a través de las que se irán dando los pasos necesarios.

• Nivel 0, el actual: no hay automatización y el examen de todos los documentos se ejecuta manualmente, usando documentos en papel.

• Nivel 1, el paso a la imagen: los documentos en papel se escanean y el proceso de examen de documentos es ejecutado manualmente por una persona basado en las imágenes escaneadas.

• Nivel 2, automatización básica: las imágenes escaneadas se procesan y capturan datos y los resultados se utilizan para respaldar el proceso de examen de documentos, automatizando tareas simples. Una persona participa activamente en todos los pasos de la digitalización y el proceso de examen.

• Nivel 3, automatización parcial: el proceso está ya en gran parte automatizado y supervisado por una persona. Solo ciertas partes críticas del proceso de examen de documentos son ejecutados manualmente.

• Nivel 4, nivel de automatización elevado: todo el proceso está automatizado y una persona está involucrada en manejar excepciones cuando el sistema solicita su intervención.

• Nivel 5, proceso completo: examen automatizado de todos los documentos. El proceso está estandarizado y ejecutado sin intervención humana.

El documento finaliza con unas recomendaciones para el futuro, “Para permitir la evolución digital futura debe alcanzarse una mayor estandarización en términos de criterios de verificación de documentos entre bancos. Debe respaldarse también una infraestructura legal actualizada complementando los requisitos de los documentos en papel con los de la documentación digital y simplificar y disminuir la burocracia.’’

Ciertamente el futuro de los procesos de revisión de las presentaciones de créditos documentarios no será el mismo dentro de unos años. Se están empezando a poner los primeros puntales para que la Inteligencia Artificial tome el relevo, algún día, a los document checkers tradicionales.